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關于印發《總部會議管理制度》的通知

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魯廣網字〔2017〕57號

關于印發《總部會議管理制度》的通知

  總部各部門:

  現將《總部會議管理制度》印發給你們,請遵照執行。

  山東廣電網絡有限公司

  2017年3月29日

總部會議管理制度

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第一章 總則

  第一條 為規范公司總部會議管理,控制會議規模,精簡會議數量,提高會議質量,特制定本規范。

  第二條 召開會議需遵從的基本原則:

 ?。ㄒ唬﹪栏窨刂茣h數量和規模。無明確目的、無實質性內容的會議一律不開,性質相近、內容交叉、人員重復的會議應合并召開。

 ?。ǘ┳⒅貢h質量和實效。會前應做好充分準備,明確會議目的,精煉文件材料,合理安排會期和會議議程。

 ?。ㄈ﹫猿智趦€辦會。本著厲行節約、反對浪費、規范簡樸、務實高效的原則籌備各類會議,做好會議預算,不得突破會議經費標準。

 ?。ㄋ模┕膭钐岢捎每旖?、簡便的電視電話會議形式召開會議,原則上能采用視頻形式召開的會議,不以現場形式召開。

  第三條 本規范適用于公司總部舉行的所有會議的管理。

第二章 管理權責

  第四條 公司總部會議由綜合部統一扎口管理,統籌協調安排會期、會務、食宿以及協調公司領導參會,監督本制度的執行情況。

  第五條 會議主辦部門負責會議的配合組織工作,需服從綜合部的全局性調整安排。

第三章 會議類別

  第六條 會議分類:

  公司對會議實行分類管理,分為一類會議、二類會議、三類會議和其他會議。

  一類會議包括以公司名義召開的全局性會議;公司黨委會、股東會、董事會、黨政聯席會、總部辦公例會等例行會議;要求各市分公司及相關單位主要負責人參加的半年、年終總結部署工作會,季度經營工作分析會等重要工作會議。

  二類會議包括以公司名義召開的專項會議;總部部門發起的,要求各市分公司及相關單位主要負責人或分管領導參加的專項工作會議;各市分公司及總部部門負責人、分管領導,或縣公司負責人參加的培訓等。

  三類會議包括總部部門召開的、要求各市、縣分公司相關部門領導參加的業務性工作會議等。

  其他會議是指除上述一、二、三類會議以外的會議,包括座談、動員、培訓、評審、匯報會議等。

第四章 辦會要求

  第七條 一類會議由公司董事長和總經理審批,綜合部負責籌備、組織和會議記錄;二類會議由公司分管副總經理和總經理審批,主辦部門負責籌備,綜合部負責協調并抓好會務落實,主辦部門進行會議記錄;三類會議由分管副總經理和總經理審批,主辦部門負責籌備,綜合部負責協調并抓好會務落實,主辦部門進行會議記錄;其他會議視具體情況和參會范圍由總經理或分管副總經理審批,主辦部門負責籌備,綜合部負責協調并抓好會務落實。

  第八條 傳達、布置類會議優先采用視頻會議形式召開;培訓類會議除動手操作類和研討類培訓可召開現場會議外,原則上都應以視頻會議形式召開。

  第九條 相關部門召開各類會議,應填寫會議申請單(附件1),將會議主題、擬召開時間、參加人員、日程安排、住宿要求等具體需求報送至綜合部,綜合部嚴格按標準審核。擬邀請相關領導參會,應在會議申請單中特別注明,綜合部負責統一協調公司領導參會。召開一類、二類會議應提前10天報送會議申請;召開三類、其他會議應提前5天報送會議申請;如遇極特殊情況需臨時召開的會議,應提前3天報送會議申請。綜合部按會議緊急程度、申請順序和公司領導時間進行統籌安排、適當調整和整合,安排妥當后向主辦單位反饋會議安排意見。

  第十條 嚴格控制會議規模,精簡參會人員。各類會議的參會人員依據會議主題從嚴確定。

  第十一條 合理安排會議時間和會期。一類、二類會議的會期一般不超過2天;三類會議和其它會議的會期一般不超過1.5天。

  第十二條 會議原則上安排在公司會議室召開,會議餐安排在公司員工餐廳,住宿安排在公司簽約的協議酒店。

  第十三條 各部門應加強對本部門會議的管理,做好會議計劃,確保會議取得實效。要加強與綜合部的溝通協調,避免會議過于密集,避免會議時間、地點、參會人員發生沖突,避免給市縣公司工作造成不便。會議內容涉及多個部門職能的,會議主辦部門應在會前與相關部門溝通,充分聽取和征求相關部門意見。

  第十四條 會議期間,主辦部門不得組織任何形式的游覽活動,不得發放禮品和紀念品。

第五章 會議室管理

  第十五條 公司總部會議室由綜合部統一管理,統籌協調安排使用,并負責衛生、安全以及對室內設備物品的管理。

  第十六條 相關部門使用會議室時,需至少提前1天向綜合部提出申請并填寫《會議室使用申請表》(附件2),說明使用時間、規模、所需服務,經綜合部準許后方可使用,未填寫會議服務內容的視為無服務需求,未經申請一律不得使用會議室。臨時使用會議室,必須經綜合部領導同意。會議室使用遵循小會服從大會、局部服從整體、臨時會議服從例行會議、先申請先使用的原則。

  第十七條 相關部門應在預約時間到達會議室,超過30分鐘未到達會議室的,綜合部有權對會議室的使用權另作安排。相關部門應按預約的時間內使用完畢,原則上不得超時使用。如需延長使用時,請及時通知綜合部,如在緊接的時間段內已安排了給其他部門使用,超時使用的部門必須離開該會議室。

  第十八條 會議室使用期間,使用部門或個人需保持會議室的整潔,不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為;使用完畢后,務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原,離開時關閉電源、空調,并及時通知綜合部。

第六章 會議費用管理

  第十九條 會議經費實行預算管理。各部門在每年年底提出下一年度會議計劃,由綜合部匯總并會同財務資產部審核,報總經理批準后列入年度會議計劃。編制年度會議計劃應包括會議名稱、內容、時間、地點、參會人員及數量、所需經費等。

  第二十條 公司各類會議的經費必須嚴格遵守中央“八項規定”和公司財務規定。

  第二十一條 會議結束后,綜合部負責會議經費憑證匯總,經綜合部負責人審批同意后,財務資產部依據相關規定審核報銷。

  第二十二條 公司年度會議計劃及會議經費執行情況,由綜合部和財務資產部進行管理并定期通報。

第七章 會議紀律

  第二十三條 與會人員必須遵守會議紀律:

 ?。ㄒ唬└鲉挝唬ú块T)應按會議通知要求安排人員參加,不得安排他人代會,無法參會需向上級領導請假。

 ?。ǘh組織人員提前30分鐘入場,參會人員提前5分鐘入場,不得無故遲到、早退。

 ?。ㄈh期間手機關機或設置靜音狀態,認真聽會,不得接聽電話、玩手機、發微信短信等。

 ?。ㄋ模h期間禁止吸煙。

 ?。ㄎ澹圩o公物財務,保持室內清潔,不得隨意將會議室用品帶走或挪作他用。

 ?。┧袇?、會務人員要妥善保管會議資料,嚴格遵守公司保密規章制度。凡違反保密制度,給公司造成后果或不良影響的,公司將依據相關規定追究有關責任人的責任。

第八章 附則

  第二十四條 本規范由綜合部負責解釋。

  第二十五條 本規范自印發之日起執行。

  附件:1. 會議申請單

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1.會議申請單
1.會議申請單
2.會議室使用申請表
2.會議室使用申請表
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